HubSpot ou Salesforce pour une équipe de 12 personnes à Montréal

Une équipe de 12 personnes, c’est la taille délicate pour choisir un CRM. Assez grande pour que le tableur ne tienne plus et que personne ne se rappelle qui a promis quoi. Assez petite pour que personne ne soit payé pour l’administrer. HubSpot comme Salesforce peuvent la faire rouler. Ils échouent de façons différentes, et l’échec se voit généralement au huitième mois, pas pendant la démo.

Voici notre point de vue de terrain, depuis Montréal. Ce n’est pas un palmarès, et les fournisseurs changent souvent leurs fonctions et leurs prix : confirmez les détails avec eux. Ce qui ne change pas, c’est la façon dont une équipe de douze se comporte vraiment.

Commencez par la question que le logo ne règle pas

Avant de comparer les outils, décrivez votre processus en phrases simples :

• Comment arrive une piste : formulaire, recommandation, appel, appel d’offres?
• Quelles sont les étapes, et qu’est-ce qui doit être vrai avant qu’une affaire avance?
• Qui est responsable de la prochaine action, et pour quand?
• Que doit voir le responsable le lundi matin?

Si vous ne pouvez pas répondre, le problème n’est ni HubSpot ni Salesforce. Nous en parlons dans un CRM bâti autour de votre façon de vendre. Un outil configuré autour d’un processus flou est simplement une version plus chère du processus flou.

Charge d’administration : le poste caché

C’est là que les deux produits diffèrent le plus pour une petite équipe.

HubSpot est souvent plus rapide à démarrer. Un gestionnaire des ventes avec un peu de patience peut créer des propriétés, modifier les étapes du pipeline et bâtir des automatisations simples sans développeur. Le risque, c’est la prolifération : des dizaines de propriétés personnalisées, cinq flux de travail qui se chevauchent et personne qui sait lequel envoie le suivi.

Salesforce est une plateforme. Elle donne un contrôle poussé sur les objets, les permissions, les approbations et les rapports. Ce contrôle a un prix : quelqu’un doit en être responsable. Sans administrateur, même une modification modeste devient un petit projet. Une équipe de douze sans administrateur, sur Salesforce, finit souvent par payer des consultants pour des changements qu’un utilisateur de HubSpot ferait en un après-midi.

Le test : qui changera le nom d’un champ mardi quand un vendeur le demandera? Si la réponse honnête est « personne », privilégiez l’outil que les ventes peuvent modifier sans danger.

Où chacun convient en général

La dernière ligne compte. Nous la disons aux clients parce qu’elle est parfois vraie. Si votre vrai besoin est « prochaine action et date, par affaire », vous n’avez peut-être besoin d’aucune des deux plateformes.

Français, équipes bilingues et vie privée au Québec

Pour une équipe montréalaise, trois questions pratiques :

Les utilisateurs peuvent-ils travailler en français? Les deux produits offrent une interface en français. Vérifiez l’édition que vous achèteriez et testez ce que l’équipe utilise chaque jour : vues de fiches, modèles de courriels et documents destinés aux clients. Une équipe bilingue a besoin des deux langues dans les modèles et les séquences, et d’une convention de nommage qui survit à la saisie en deux langues.

Où les données sont-elles stockées, et que doit savoir votre responsable de la vie privée? La loi 25 du Québec s’applique à la collecte, à l’utilisation et à la conservation des renseignements personnels. Les deux fournisseurs publient de la documentation sur l’hébergement et le traitement. Demandez-la, lisez les parties qui vous concernent et portez-la à votre conseiller juridique. Nous mettons en œuvre ce que vous décidez; nous ne sommes pas vos avocats.

Que promet le site public? Si vos formulaires recueillent des renseignements personnels, le libellé du consentement, la durée de conservation et le sous-traitant nommé dans votre politique doivent correspondre à ce que le CRM fait réellement. Voyez la LCAP et les premiers contacts pour notre façon de traiter le consentement par courriel du côté canadien. Si votre site vise le Québec, le volet langue est traité dans site web français et loi 96.

Coût : comparez le total réel, pas le forfait d’entrée

Les prix changent et les forfaits sont faits pour vous faire monter. Voici ce que nous comparons avec les clients :

• Les licences que vous utiliserez vraiment, pas celles que vous pourriez ajouter
• Le forfait où apparaissent les fonctions dont vous avez besoin (automatisation, rapports, permissions)
• La mise en œuvre et la formation, ponctuelles
• Le temps d’administration continu ou les heures de consultants
• Les coûts d’intégration avec votre site, vos courriels, votre comptabilité et votre téléphonie
• Le coût de sortie : la facilité d’exporter vos données

Nous évitons de citer des chiffres, car ils vieillissent vite. Obtenez une soumission écrite pour vos licences et vos fonctions exactes auprès de chaque fournisseur, et mettez le temps d’administration dans le même tableur. Une licence moins chère avec un fardeau d’administration plus lourd n’est pas moins chère.

Des rapports qu’une équipe de 12 lira

La plupart des petites équipes ont besoin de cinq chiffres, pas de cent tableaux de bord :

• Les affaires ouvertes par étape et par responsable
• Les affaires sans prochaine action, ou dont la prochaine action est en retard
• Les nouvelles pistes par source et par page d’atterrissage
• Les affaires gagnées et perdues, avec le motif
• Le délai entre le premier contact et la première réponse

Les deux outils les produisent. Ce qui compte, c’est la propreté des données qui les alimentent. Un champ de source vide sur la moitié des pistes ne dit pas quelle page fonctionne. C’est le propos de site, CRM et recherche comme un seul système : le formulaire du site doit créer une fiche avec une source, une page d’atterrissage et un responsable, pas un courriel dans la boîte de quelqu’un.

Les pièges de chacun

Pièges de HubSpot : prolifération de propriétés, contacts en double venus des formulaires et des imports, flux de travail non documentés et une pente vers des forfaits dont vous n’avez peut-être pas besoin. Remède : une courte convention de nommage et un ménage trimestriel.

Pièges de Salesforce : personnalisation excessive avant que le processus soit stable, interface que les ventes évitent, dépendance à un consultant qui est parti. Remède : bâtir le minimum, documenter chaque champ et nommer un responsable interne.

Piège commun : migrer le désordre. N’importez que les colonnes que vous remplissez vraiment. Un gabarit de 90 champs offert par un fournisseur n’est pas un processus.

Un parcours de décision que nous utilisons

1. Décrire le processus en phrases simples.
2. Compter qui l’administrera et combien d’heures par semaine il a.
3. Lister les intégrations indispensables (formulaires du site, courriel, comptabilité, téléphonie).
4. Faire un essai de deux semaines, avec de vraies affaires, dans l’outil qui semble le plus facile à entretenir.
5. Demander à l’équipe : l’ouvririez-vous demain sans qu’on vous le demande?

Si la réponse à la dernière question est non, l’outil est mauvais ou la configuration l’est. Réglez cela avant de dépenser pour des fonctions.

Ce que nous faisons et ne faisons pas

AERVIO est un studio de mise en œuvre à Montréal. Nous relions votre site au système que vous utilisez, nous configurons les champs et les étapes que vous avez décrits, et nous bâtissons une option sur mesure plus légère quand un outil infonuagique est le goulot. Nous ne sommes pas revendeur et nous ne promettons ni adoption ni hausse des revenus. Nous pouvons promettre une configuration documentée, un suivi de source propre et une recommandation honnête, y compris « restez où vous êtes ».

Si vous êtes en train de choisir, ou coincé avec un CRM que vous payez sans l’ouvrir, envoyez une courte description de votre processus à hello@aervio.io. Nous sommes joignables du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h (HE), au +1 438-498-3913. Indiquez la taille de l’équipe, l’outil actuel et le seul rapport que vous voudriez avoir.

Questions

Lequel est le meilleur pour une équipe de 12?

Aucun ne gagne sur les fonctions. HubSpot est généralement plus rapide à mettre en place et plus facile à habiter pour les ventes sans administrateur dédié. Salesforce convient quand vous avez des objets complexes, des approbations ou un écosystème existant, et quelqu’un qui en est responsable. La bonne réponse dépend de votre processus et de votre capacité d’administration.

Les deux gèrent-ils les utilisateurs francophones et les règles de vie privée du Québec?

Les deux proposent une interface en français et de la documentation sur la vie privée et l’hébergement des données. Vérifiez l’édition et les options d’hébergement que vous achèteriez, et demandez à votre conseiller juridique ce que la loi 25 implique pour les renseignements personnels que vous conservez. Nous faisons la configuration; nous ne donnons pas d’avis juridique.

Revendez-vous HubSpot ou Salesforce?

Nous sommes un studio de mise en œuvre, pas un revendeur. Nous travaillons avec le CRM que vous payez déjà, nous en recommandons un seulement si vous le demandez, et nous bâtissons une option sur mesure plus légère quand l’outil infonuagique est le goulot. Demandez les prix directement à chaque fournisseur.